Les entreprises françaises traversent des changements et adoptent de nouvelles tendances. Parmi ces dernières, la digital workplace. Réponse au besoin de transformation numérique, le phénomène de la digital workplace est loin d’être une phase passagère. C’est une révolution des modes de travail. Depuis la pandémie, les collaborateurs n’hésitent pas à exprimer leurs nouveaux besoins. Alors, qu’est-ce que la digital workplace et comment la mettre en place ? Dans cet article, Cléram vous invite à embarquer pour un voyage numérique. Cap sur les nouveaux bureaux d’aujourd’hui !
C’est quoi, la digital workplace ?
La transformation numérique implique de nouveaux outils et de nouveaux processus de travail au sein des entreprises. L’objectif de la digital workplace est de pouvoir travailler plus efficacement et différemment. Il s’agit d’optimiser l’implication et la flexibilité des collaborateurs avec une version virtualisée du bureau. La digital workplace repose sur un environnement numérique et connecté ainsi que sur un espace de travail collaboratif. Cette nouvelle conception du bureau rend le télétravail plus facile, en le rendant accessible depuis partout. Grâce à ce lieu de travail digital, il est possible d’interagir en présentiel comme à distance.
La digital workplace accompagne la transition digitale des entreprises. Elle s’adapte aux attentes des nouvelles générations qui arrivent sur le marché du travail.
Quels sont les avantages de la digital workplace ?
Productivité, flexibilité, communication et croissance de l’activité : zoom sur les nombreux avantages de la digital workplace !
La digital workplace pour améliorer la productivité des équipes
La digital workplace ne saurait se réduire à un simple projet informatique. C’est une véritable passerelle vers le futur du travail. Elle crée de nouvelles opportunités, en facilitant les connexions entre collègues et le partage d’idées. L’accessibilité et la réactivité des solutions renforce les performances et l’agilité des équipes tout en harmonisant la communication. En améliorant les conditions de travail et l’expérience des collaborateurs, la digital workplace décuple la motivation. Autre avantage : la numérisation des documents réduit les espaces de stockage pour développer les espaces de détente.
D’un côté, les progrès numériques augmentent la quantité de travail tout en réduisant le temps consacré aux tâches. De l’autre, ils offrent davantage de flexibilité, pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les équipes peuvent collaborer plus facilement et plus rapidement, ce qui évite les reports de projets à répétition. La digital workplace propose aussi des solutions de réservation de salle de réunion ou encore une messagerie instantanée.
La digital workplace au service de la croissance de l’entreprise
Si ce système fournit des outils de communication innovants, elle n’oublie pas de faire de l’humain sa priorité. Elle le place au cœur des outils numériques afin de mieux fidéliser les talents.
Bonheur au travail et croissance entretiennent des liens étroits. Des employés moins stressés sont des employés plus performants et plus heureux. Ce sont aussi les meilleurs ambassadeurs de leur entreprise. En simplifiant les processus, la digital workplace accélère la croissance des activités.
Comment opérer la transition vers la digital workplace ?
1) Faire un état des lieux de l’organisation
Opter pour la digital workplace, c’est un peu comme louer un nouvel appartement. Tout commence par un état des lieux. Dans le cas de la digital workplace, il s’agit de lister les questions auxquelles répondre, par exemple :
- Pourquoi l’entreprise souhaite-t-elle passer à la digital workplace ?
- Quel est le principal besoin à couvrir par cette transformation ?
- Combien d’employés sont concernés par ce changement ?
- Combien d’outils numériques faut-il mettre en place ?
- En quoi cet environnement sera-t-il durable ?
2) Analyser les besoins de l’entreprise et des employés
Une fois les réponses obtenues et la stratégie définie, il faut revenir à l’essentiel : l’humain. C’est tout le défi de la collaboration. Pour que la digital workplace soit un projet réussi, il est important de lui dédier une équipe. Les membres seront chargés de déterminer un cahier des charges et de déployer le changement dans l’entreprise. Il n’y a pas de digital workplace sans conduite du changement. Tous les acteurs impliqués dans la transformation doivent prendre part à la communication. Y compris la direction dont le soutien est décisif.
3) Accompagner la transformation
Personne n’aime l’inconnu. Malgré les avantages promis, quitter sa zone de confort pour une autre forme de travail reste difficile. C’est pourquoi la transparence et la visibilité sont importantes dans la mise en place de la digital workplace. Il faut donner du sens au projet, informer et sensibiliser sur la portée de cet environnement de travail.
4) Former les collaborateurs
Qui dit informer, dit avant tout former. Pour faciliter l’adoption de la digital workplace, il ne faut pas négliger la puissance de la formation. Dans le cas contraire, le coût de l’incompétence des équipes pourrait être élevé. Désengagement, perte de motivation, compétitivité en baisse… Il existe des solutions de formation accessibles, interactives et personnalisables pour rassurer les employés. Misez sur l’autonomie des utilisateurs pour faire du projet de digital workplace un succès dans la durée ! Mais attention : rien n’est jamais définitivement acquis. C’est ce qui rend la formation continue indispensable. Vous devez actualiser le contenu et les connaissances, avec des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités.
5) Suivre et mesurer la transformation
La digital workplace est en place. Mais tout n’est pas fini pour autant. Encore faut-il que ce nouvel environnement tienne ses promesses. Pour ce faire, il est nécessaire d’établir des indicateurs de performance et de suivi. Citons le taux d’engagement des utilisateurs ou encore le taux de collaborateurs actifs sur les outils numériques.
L’environnement de travail de demain est déjà là avec la digital workplace. Au-delà des bonnes raisons de l’adopter et des étapes à suivre, il ne faut négliger aucun aspect pratique. Gestion des données, sécurité, risques, responsabilités… Les défis posés par la digital workplace sont plus actuels que jamais.
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