Digitalisation et flex office : comment adopter les nouveaux espaces de travail ?

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Le développement des nouvelles technologies et la démocratisation de la digitalisation, entraînent une redéfinition des usages du bureau d’entreprise. Dorénavant, l’aménagement des bureaux et leur fonction englobe une dimension managériale et RH. Cela impacte directement l’entreprise et sa productivité. Réduction des coûts immobiliers, productivité renforcée, mobilité des salariés, qualité de vie au travail… la digitalisation et le flex office ne peuvent que séduire. Toutefois, ce nouveau concept d’aménagement de bureau peut se heurter à des difficultés de mise en place. Comment adopter et intégrer ces concepts au sein de vos bureaux et auprès de vos équipes ?

Accompagnement au changement

La digitalisation et le flex office sont des concepts développés durant les années 1990 par les grandes sociétés de conseil américaines. Le principe du flex office est simple : multiplier les espaces dédiés, développer les postes de travail accessibles dans des espaces de travail partagés, flexibles et connectés. Toutefois, la transition du bureau comme on le connaît et comme on l’utilise aujourd’hui vers la digitalisation et le flex office doit se faire par paliers. En effet, le flex office n’est pas qu’un concept d’aménagement c’est également : repenser l’usage de l’environnement de travail, adapter les supports et méthodes de travail, développer des outils adaptés, adapter le management et les RH.

Créer des salles de réunion

Comment compenser le nombre de bureaux qui disparaissent ? Comment développe-t-on les espaces de réunion et leur organisation ?

Désormais mobiles, nomades, équipé d’outils de travail portatifs, les salariés passent aujourd’hui moins de temps à leur poste de travail. La digitalisation et le flex office permettent d’optimiser les coûts en supprimant les postes non utilisés. Les mètres carrés récupérés par la suppression de postes de travail permettent de créer des espaces de travail comme : des salles de réunion, des espaces de brainstorming, des box, des salles de créativité, des quiet room…Autant d’éléments qui permettent aux salariés d’occuper l’espace sous différentes formes et de se sentir bien.

Penser le partage informatique et numérique

La mobilité et le nomadisme soulèvent la question du partage de l’information. Comment adopte-t-on les modes de travail en postes fixes à des portables ? La multiplicité des mobiles, des systèmes de collaboration par cloud dans la majorité des entreprises standardise ces nouveaux modes de travail. L’IT se voit garantir l’interopérabilité, la fiabilité et la sécurité des informations. Aujourd’hui, un large choix de solutions est disponible pour les entreprises. C’est pourquoi il est important de former les équipes à ces nouveaux outils. Enfin, n’omettez pas la problématique du stockage des données.

Concevoir un espace « great place to work » 

La digitalisation et le flex office s’intègrent dans une dynamique de travail qui se veut collaborative. A travers ces procédés la créativité et la communication sont au centre des intentions. Télétravail, ambiances de travail variées selon les espaces, qualité de vie privilégiée, sont autant d’éléments qui contribuent à la réussite de cette dynamique. De ce fait, les entreprises développent de plus en plus de services intégrés. Ainsi, de plus en plus d’entreprises mettent à disposition des salariés : une salle de sport, une conciergerie, un auditorium, une salle de jeux, une salle de sieste… 

Développer une organisation

Devoir changer de place tous les jours peut créer un effet pervers. Fatigue, stress, changement d’humeur, ce nouvel aménagement peut entraîner un isolement et un repli sur soi. En effet, les entreprises qui se familiarisent avec le flex office depuis plusieurs années, en attestent : il est plus difficile de réunir l’ensemble des acteurs d’un même projet au sein d’un espace de flex office. C’est pourquoi, s’organiser avec minutie dans le déroulement de son projet en développant des espaces de rencontre et de travail permet sa réussite.

Management du vertical à l’horizontal

Grâce à la digitalisation et au flex office, il est possible de progressivement repenser les modèles de management mis en place.

En effet, la transition vers de nouveaux modes de fonctionnement et usages des espaces de travail se veut victime des préjugés. Nous conservons cette vision que le bureau individuel symbolise le pouvoir et la réussite.  En effet, ne plus « posséder » son espace, semble dans un pays comme la France, une donnée délicate à manipuler. Dorénavant, En effet, le stockage de ses affaires personnelles ou la décoration de son bureau n’existe plus. Afin de réussir cette transition, certaines entreprises comme Danone, ont instauré des « règles de bonne conduite » lors de la mise en place de la digitalisation et du flex office.  Parmi ces-dernières on recense notamment : l’interdiction de boire ou de manger sur le poste de travail, l’interdiction de partir sans ses effets personnels en réunion… La disparition de ce territoire augmente  à profit de développement d’un sentiment d’appartenance.

La transformation liée à la  digitalisation et le flex office se fait progressivement. Le plus grand défi de ce sujet demeure dans la force de conviction face aux personnes réfractaires au changement. Pour adopter la digitalisation et le flex office au sein de vos espaces de travail chaque structure doit trouver la manière juste et les moyens pour composer.

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